ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ АРХІВАРІУСА НОВОВОЛИНСЬКОГО МІСЬКОГО СУДУ ВОЛИНСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник апарату

Нововолинського міського суду

                                                                                      Волинської області

_________________А.В. Палійчук

                                                                                     27 листопада 2020 року

ПОСАДОВА   ІНСТРУКЦІЯ

АРХІВАРІУСА  НОВОВОЛИНСЬКОГО

МІСЬКОГО СУДУ ВОЛИНСЬКОЇ ОБЛАСТІ

1.Загальні положення

            1.1.Архіваріус є працівником державного органу, який виконує функції з обслуговування, перебуває у складі канцелярії суду, та входить до апарату Нововолинського міського суду Волинської області.

            1.2.Архіваріус призначається на посаду та звільняється з посади наказом керівника апарату з дотриманням вимог трудового законодавства.

            1.3.На посаду архіваріуса призначається особа, яка має повну загальну середню освіту, без вимог до стажу роботи.

            1.4.Архіваріус безпосередньо підпорядкований керівнику апарату та координує свою роботу зі старшим секретарем суду.

            1.5.Архіваріусу безпосередньо підпорядкованих працівників апарату суду не має. 

            1.6. На час відсутності архіваріуса у зв'язку з відпусткою, хворобою та іншими причинами його заміщає працівник суду за вказівкою керівника апарату.

            1.7. Архіваріус у своїй роботі керується Конституцією України, законами України, актами Президента України  та  Кабінету Міністрів України,  Інструкцією з діловодства  в місцевих та апеляційних судах України, Інструкцією «Про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання  в ньому, відбору та передання до державних  архівних установ та архівних відділів міських  рад судових справ та управлінської документації суду, іншими нормативно-правовими актами, що регламентують діяльність судових органів та ведення діловодства», Правилами внутрішнього трудового розпорядку, нормами і правилами охорони праці, правилами техніки безпеки, протипожежної безпеки та цією посадовою інструкцією.

            1.8. Архіваріус має  дотримуватися особистої, професійної та організаційної етики задля підтримання авторитету, незалежності, ефективності судової  влади, підвищення рівня громадськості до суду.

2.Завдання та обов'язки

            2.1. Приймає на зберігання від відповідних працівників апарату суду документи, що закінчені діловодством, забезпечує їх зберігання.

            2.2  Надає методичну допомогу у складанні  номенклатури  справ суду, візує її, перевіряє правильність формування  документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою.

            2.3 Систематизує і розміщує справи, веде їх облік, згідно з чинними правилами шифрує справи.

            2.4 Входить до складу експертної комісії, здійснює разом з експертною комісією  експертизу цінності документів суду, здійснює їх відбір для наступного зберігання.

            2.5. Складає  описи справ  постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу  а також  готує акти  про вилучення для знищення справ.

            2.6 Складає річні розділи зведених описів справ суду.

            2.7 Здійснює відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, складає акт про вилучення цих документів для знищення та знищує вказані документи.

            2.8 Здійснює видачу копій судових рішень, інших документів, які зберігаються в архіві суду, та судових справ для ознайомлення учасникам судового розгляду відповідно до встановленого порядку (відмітка в ОСК в КП «Д-3»).

            2.9. Здійснює оправлення в тверду обкладинку  справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а справи тимчасового зберігання підшиває спеціальними нитками або дратвою.

            2.10. Здійснює передавання справ з управлінською документацією суду за складеними описами  на державне зберігання до відповідної архівної установи.

2.11     Веде облік, здійснює видачу дисків секретарям судового засідання для фіксації судового процесу та контролює їх передачу до архіву суду.

2.12.Готує необхідні довідки, надає відповіді на запити, на основі відомостей, які є в документах архіву.

            2.13.Готує необхідні дані для складання звітності щодо роботи архіву.

            2.14 Приєднує до судових справ, які зберігаються в архіві суду, документи що підтверджують виконання судових рішень.

2.15 Здійснює своєчасно внесення відомостей до автоматизованої системи документообігу суду, в тому числі  в ОСК в розділі «Передача до архіву»

2.16 Здійснення відмітки про одержання повідомлень про  виконання судових рішень та приєднання до судових справ документів за резолюцією голови суду, керівника апарату.

            2.17. Контролює додержання правил протипожежної безпеки в  приміщеннях архіву.

2.18 Здійснює спостереження за станом температурно- вологісного режиму зберігання архівних документів.

2.19 Веде журнал обліку  видачі з архіву суду справ  для ознайомлення, журнал видачі копій судових документів, виданих з архіву суду, журнал реєстрації спостережень за станом температурно-вологісного режиму зберігання архівних документів, книгу надходження та вибуття документів щодо ведення загального діловодства з архіву суду, журнал обліку видачі дисків для фіксування судового процесу та інших журналів, передбачених номенклатурою суду.

            2.20. Виконує інші завдання за дорученням керівника апарату, що стосуються роботи з архівними документами суду.

Архіваріусу забороняється:

- розголошувати відомості, які стали йому відомими у зв'язку з виконанням посадових обов'язків, зокрема, які стосуються приватного життя та здоров'я громадян або зачіпають їх честь та гідність;

- прилюдно висловлювати свою думку щодо справи, яка розглядається, або надавати довідки, консультації тощо з обставин, які можуть бути предметом розгляду в судовому засіданні;

- розміщувати в соціальних мережах, Інтернет-форумах інформацію та/або коментувати інформацію, яка може завдати шкоди авторитету судді та судової влади у разі реєстрації їх у соціальних мережах із вказівкою місця роботи та посади.

3.Права

            3.1. Користуватися правами і свободами, передбаченими Конституцією України, Законом України «Про судоустрій та статус суддів» та іншими актами законодавства.

            3.2. На соціальний та правовий захист відповідно до свого статусу.

            3.3. Вносити пропозиції керівнику апарату та старшому секретарю суду щодо покращення роботи архіву суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду.

            3.4. Отримувати необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов'язків від працівників апарату суду.

            3.5. Брати участь у нарадах та зборах трудового колективу суду.

4.Відповідальність      

            Архіваріус відповідно до законодавства України несе відповідальність:

            4.1.За невиконання або неналежне  виконання посадових обов'язків і завдань та законних розпоряджень керівництва.

            4.2. За розголошення інформації, яка йому стала відома під час виконання посадових обов’язків.

            4.3.За порушення Правил внутрішнього трудового розпорядку суду.

            4.4.За порушення Правил поведінки працівників суду.