ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник апарату

Нововолинського міського суду

Волинської області

_________________ Анатолій Палійчук

"___" ____________ _______ року

Категорія посади державної служби

В

Посада

Секретар суду

Найменування структурного підрозділу¹

Найменування державного органу

Нововолинський міський суд Волинської області

Посада безпосереднього керівника

Керівник апарату

Посада керівника державного органу

Голова суду

Посада особи, яка здійснює координацію діяльності¹

Старший секретар суду

Забезпечення організаційно-розпорядчих функцій щодо основних завдань покладених на канцелярію. Здійснення щоденного протягом робочого часу суду прийняття та реєстрації в АСДС судових справ та документів, що подаються до суду. Звернення до примусового виконання судових рішень та контроль за їх виконанням.   

1

 Забезпечення щоденного протягом робочого часу суду прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду:

-оперативний прийом, реєстрація в АСДС та розподіл судових справ;

- ведення первинного обліку справ і матеріалів, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством;

- своєчасне внесення до автоматизованої системи документообігу суду достовірних даних, передбачених Положенням про автоматизовану систему документообігу суду;

- оформлення обкладинок судових справ;

- здійснення належного прийому та реєстрацію в АСДС судових справ, та інших документів і матеріалів, що стосуються розгляду судових справ у суді;

-внесення інформації щодо руху справи до АСДС щодо проведення певних дій у справі, в тому числі  щодо направлення справи в суд апеляційної чи касаційної інстанції, до експертних установ, видачі наказу, тощо.

- сканування судових справ та інших документів і матеріалів, що стосуються розгляду судових справ у суді, у КП «Д-3» для функціонування Електронного суду;

-  ведення довідково-інформаційного обслуговування відвідувачів суду.

2

Своєчасне звернення судових рішень до примусового виконання та контроль їх виконання:

-виготовлення та видача виконавчих документів у випадках, передбачених нормами чинного законодавства, а також здійснення обліку вказаних документів та внесення до Єдиного державного реєстру виконавчих документів (з дня початку його функціонування);

-контроль своєчасність та повноту повідомлень про виконання судового рішення;

- відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання;

- зберігання в АСДС процесуальних та організаційно-розпорядчих документів суду, в тому числі виконавчих документів, розпоряджень про виконання судового рішення.

3

Забезпечення реалізації прав осіб, які беруть участь у справі, та іншим учасникам судового розгляду на ознайомлення з матеріалами судових справ (відмітка в ОСК в КП «Д-3»), отримання копій документів, копій судових рішень і документів, видачу копії інформації з носія, на який здійснювався технічний запис судового засідання (диск звукозапису). Організація та забезпечення належного здійснення прийому громадян, реалізація приписів Закону України «Про звернення громадян».

4

Здійснення обліку і забезпечення зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку .

5

 Організація опрацювання та надсилання вихідних документів відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України:

- організація приймання, реєстрація, перевірка, обробка та відправлення вихідної кореспонденції суду, що направляється судом, в тому числі судових рішень, а також судових повідомлень та викликів, листів, запитів, судових справ та інших документів для забезпечення діяльності суду;

- здійснення підготовки супровідних листів до справ, які підлягають виконанню або поверненню;

- робота з позовами, заявами у цивільному, адміністративному провадженні, у відкритті  провадження у справі за якими відмовлено або залишено без розгляду;

-забезпечення приймання, обліку, реєстрації апеляційних скарг;

-здійснення роботи щодо підготовки та направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій, і повідомлення учасників судового розгляду про день, час та місце розгляду справ (у разі необхідності), здійснення направлення справи за межі суду, у тому числі до апеляційної чи касаційної інстанції, до іншого місцевого суду, до експертних установ для проведення експертизи, до слідчих органів тощо, а також повернення справи за належністю до місцевого чи апеляційного суду.

6

 Підготовка і передача на зберігання судових справ, провадження в яких закінчене, до архіву суду, а також іншу документацію канцелярії суду за інші роки, проставлення терміну зберігання справ.

7

Здійснення статистичної та аналітичної роботи суду, у тому числі з питань організації діловодства в суді:

-надання вихідних даних для проведення статистичних звітів, аналізів, узагальнення судової практики, здійснення підготовки довідок, інформації для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярій суду, на звернення інших відомств;

-ведення обліку заповнення карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, та карток обліку сум шкоди, завданої злочином, проставлення дати набрання законної сили рішення суду, в тому числі у картці на особу, стосовно якої розглянуто кримінальну справу, своєчасне надання необхідної інформації відповідальним особам за заповнення вказаних карток для використання при їх заповненні та інформацію щодо набрання законної сили рішення суду, контроль та персональна відповідальність за вчасність підписання ЕЦП карток на осіб, щодо яких рішення суду набрало законної сили;

-здійснення своєчасного внесення відомостей до автоматизованої системи документообігу суду про облік судового збору, перевірка зарахування судового збору до спеціального фонду Державного бюджету України та надання цієї інформації суддям та працівника апарату суду;

 - підготовка та подання відомостей щодо судового збору відповідно до Закону України «Про судовий збір»;

- забезпечення своєчасного подання органам ведення Державного реєстру виборців відомостей про виборців, які протягом попереднього місяця були визнані недієздатними та про осіб щодо яких протягом попереднього місяця було скасовано рішення про визнання їх недієздатними, відповідно до Закону України «Про Державний реєстр виборців»;

8

Виконання інших доручень старшого секретаря суду щодо організації роботи канцелярії, виконання інших функцій, визначених Інструкцією з діловодства та посадовими інструкціями та інші доручення голови суду, керівника апарату суду

Користуватися інформаційними базами даних, телекомунікаційними мережами відповідного суду в установленому порядку

Вносити пропозиції до поточних планів роботи з питань організації діловодства, політики та стратегії діяльності канцелярії суду

Одержувати у встановленому законодавством порядку від посадових осіб та іншого персоналу апарату матеріали та пояснення, необхідні для здійснення покладених завдань

Брати участь у конференціях, семінарах, нарадах та інших заходах, пов’язаних з діяльністю суду

Територіальне управління Державної судової адміністрації в Волинській області, апеляційна інстанція, відділи Державної виконавчої служби України, Відділи Національної поліції України, установи виконання покарань, слідчі ізолятори

Освітньо-кваліфікаційний рівень не нижче ступеня молодшого бакалавра або бакалавра за спеціальністю «Правознавство», «Правоохоронна діяльність» або відповідного професійного спрямування, досвід роботи не обов’язково

Вільне володіння державною мовою

Професійні знання (знання законодавства) та навики роботи з комп’ютером

Системність і самостійність в роботі, делегування завдань

Комунікабельність, вміння спілкуватися з людьми, не конфліктність, стійкість до стресу

Ефективність координації з іншими працівниками

Орієнтація та професійний розвиток

Відповідальність

Режим роботи згідно з трудовим розпорядком

Безстроковість призначення на посаду

Виконання невідкладних і непередбачених завдань,

Можливість залучення до служби у вихідні, святкові, неробочі дні

Погоджено:

Голова Нововолинського

міського суду Волинської області

_______
(підпис)

Орися Ференс-Піжук

27.11.2020

Відповідальна особа служби
управління персоналом

________
(підпис)

Олена Ковальчук

27.11.2020