ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ СТАРШОГО СЕКРЕТАРЯ НОВОВОЛИНСЬКОГО МІСЬКОГО СУДУ ВОЛИНСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник апарату

Нововолинського міського суду

Волинської області

________________ А.В. Палійчук

"___" ____________ ___ року

Категорія посади державної служби

В

Посада

Старший секретар суду

Найменування структурного підрозділу¹

Найменування державного органу

Нововолинський міський суд Волинської області

Посада безпосереднього керівника

Керівник апарату

Посада керівника державного органу

Голова суду

Посада особи, яка здійснює координацію діяльності¹

 Організація, забезпечення, ведення діловодства в суді, архіву суду. Забезпечення щоденного протягом робочого часу суду прийняття та реєстрації документів, що подаються до суду. Розроблення та здійснення заходів щодо підвищення результативності, ефективності роботи працівників канцелярії, виконання основних завдань покладених на канцелярію.

1

 Організація і забезпечення належної роботи канцелярії суду та здійснення  контролю за діловодством суду: 

- здійснення координації роботи канцелярії в межах своїх повноважень;

- контроль за виконанням функціональних обов’язків працівниками канцелярії відповідно до рівня доступу кожного;

- розподіл поточних обов’язків між працівниками канцелярії, очолювання та контроль роботи канцелярії та персональна відповідальність за її виконання;

- забезпечення ефективного виконання покладених на канцелярію завдань;

- надання методичної та практичної допомоги працівникам канцелярії; 

- здійснення контролю щодо дотримання вимог Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, Положення про автоматизовану систему документообігу суду;

- контроль за дотриманням працівниками канцелярії законодавчих і нормативних актів, наказів суду з питань, віднесених до компетенції канцелярії.

2

 Забезпечення щоденного протягом робочого часу суду прийняття та реєстрації документів, що подаються до суду:

-забезпечення оперативного прийому, реєстрації та розподілу вхідної кореспонденції та внутрішніх документів;

-здійснення реєстрації в АСДС організаційно-розпорядчих  документів, внутрішніх документів суду у відповідних гілках реєстру документів у КП «Д-3»;

- своєчасне внесення до АСДС достовірних даних, передбачених Положенням про автоматизовану систему документообігу суду;

- здійснення належного прийому та реєстрації в АСДС судових справ, та інших документів і матеріалів, що стосуються розгляду судових справ у суді;

- організація сканування судових справ та безпосереднє сканування інших документів і матеріалів, що стосуються розгляду судових справ у суді у КП «Д-3» для функціонування Електронного суду;

- прийняття, реєстрація, передача інформації засобами факсимільного зв'язку та електронною поштою;

- ведення довідково-інформаційного обслуговування відвідувачів суду;

- організація роботи з документами, що мають гриф «Для службового користування» («ДСК»), у відповідності до Переліку відомостей, що становлять службову інформацію та які можуть міститися в документах з організації діяльності Нововолинського міського суду Волинської області;

- прийом та реєстр документів, яким надається гриф «Для службового користування» відповідно до вимог Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 року №736 зі змінами.

3

Організація передачі та виконання документів, контроль забезпечення своєчасного та належного їх виконання:

-опрацювання документів з резолюцією посадової особи в АСДС, взяття на контроль, передача безпосередньому виконавцю, зняття документу з контролю з відміткою в АСДС за результатами остаточного опрацювання документа та підписання відповіді керівництвом;

-контроль за виконанням документів у встановлені строки та проставлення відмітки у графі «Відмітка про виконання» реєстраційної картки документа в АСДС після виконання документа.

4

Організація та контроль звернення судових рішень до примусового виконання:

-контроль за своєчасним та якісним зверненням до виконання судових рішень та їх виконання;

-організація та контроль виготовлення та видача виконавчих документів у випадках, передбачених нормами чинного законодавства, а також здійснення обліку вказаних документів та внесення до Єдиного державного реєстру виконавчих документів;

-контроль своєчасності та повноти повідомлень про виконання судового рішення;

-контроль відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання;

-контроль за внесенням в АСДС процесуальних та організаційно-розпорядчих документів суду, в тому числі виконавчих документів, розпоряджень про виконання судового рішення.

5

 Організація опрацювання та надсилання вихідних документів відповідно до розділу Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України:

- опрацьовування реєстрів простої та рекомендованої кореспонденції;

- складання та відправка до ТУ ДСА заявки на фактичну потребу в маркованій продукції, конвертах, необхідних для відправки поштової кореспонденції, списання маркованої продукції;

- організація прийому, перевірки, обробки та відправлення вихідної кореспонденції суду.

6

 Забезпечення належного ведення архіву суду:

- контроль за належним формуванням, експертизи цінності, підготовки і передавання на зберігання судових справ, провадження в яких закінчене, та документації, що утворилася в процесі управлінської діяльності суду;

- контроль забезпечення збереженості документів архівного фонду суду, їх передача на зберігання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад, а також їх відбору для знищення;

- контроль за передачею, зберіганням та користуванням архівними копіями з технічними носіями інформації;

-контроль за внесенням відомостей в ОСК на відповідну справу в розділ «Передача до архіву».

7

Розробка, складання та ведення номенклатури справи:

- збір пропозицій щодо складання номенклатури справ суду;

- перегляд , аналіз і уточнення номенклатури справ;

- ведення відповідних номенклатурних справ;

- складання зведеної номенклатури справ із погодженням із керівником апарату суду та за методичною допомогою відповідальної особи за архів, відповідальність за  її ведення;

- внесення на розгляд ЕК суду та погодження номенклатури справ із ЕПК відповідної державної архівної установи.

8

 Забезпечення реалізації прав осіб, які брали участь у справі, та інших учасників судового розгляду на ознайомлення з матеріалами судових справ, отримання копій документів, копій судових рішень, видачу копії інформації з носія, на який здійснювався технічний запис судового засідання (диск звукозапису)

9

 У разі необхідності, за дорученням керівника апарату суду забезпечення здійснення прийому громадян, реалізація приписів Закону України «Про звернення громадян» та підготовки відповідей за зверненням громадян.

10

Виконання інших доручень голови суду, керівника апарату суду.

Вносити пропозиції до поточних планів роботи з питань організації діловодства, політики та стратегії діяльності канцелярії суду.

Одержувати у встановленому законодавством порядку від посадових осіб та іншого персоналу апарату матеріали та пояснення, необхідні для здійснення покладених завдань.

Брати участь у конференціях, семінарах, нарадах та інших заходах, пов’язаних з діяльністю суду.

Територіальне управління Державної судової адміністрації в Волинській області, апеляційна інстанція, відділи Державної виконавчої служби України, відділи Національної поліції України, установи виконання покарань, слідчі ізолятори, державні архівні установи

Освітньо-кваліфікаційний рівень не нижче ступеня молодшого бакалавра або бакалавра за спеціальністю «Правознавство», «Правоохоронна діяльність» або відповідного професійного спрямування

Стажу роботи на державній службі або загальний стаж роботи за фахом не менше 1 року

Вільне володіння державною мовою

Управління організацією роботи, делегування завдань

Прагнення до самовдосконалення шляхом самоосвіти

Вміння знаходити вихід із складних ситуацій

Комунікабельність, вміння спілкуватися з людьми, неконфліктність, стійкість до стресу

Ефективність координації з іншими працівниками

Орієнтація та професійний розвиток

Відповідальність, наполегливість, виконання на високому рівні поставлених завдань

Режим роботи згідно з трудовим розпорядком

Безстроковість призначення на посаду

Виконання невідкладних і непередбачених завдань,

Можливість залучення до служби у вихідні, святкові, неробочі дні

Відрядження

Погоджено:

Голова Нововолинського

міського суду Волинської області

_______
(підпис)

Орися Ференс-Піжук

27.11.2020

Відповідальна особа служби
управління персоналом

________
(підпис)

Олена Ковальчук

27.11.2020