ПОЛОЖЕННЯ про канцелярію Нововолинського міського суду Волинської області

ПОГОДЖЕНО                                                                                                                             ЗАТВЕРДЖЕНО

Голова Нововолинського                                                                                                           Наказом керівника апарату

міського суду Волинської області                                                                                              Нововолинського міського суду

_______________А.В.Свередюк                                                                                               №24/01-06 від 18.10.2011 року

ПОЛОЖЕННЯ

 про канцелярію Нововолинського міського суду

Волинської області

1.ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Канцелярія Нововолинського міського суду (далі – суд) є структурним підрозділом Нововолинського міського суду Волинської області та підпорядковується йому.

1.2. Канцелярія в своїй діяльності керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінально-процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України та іншими кодексами України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про засади запобігання та протидії корупції" та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління державної судової адміністрації, посадовими інструкціями, правилами внутрішнього трудового розпорядку, правилами поведінки державного службовця, іншими нормативно-правовими актами та цим положенням.

1.3. Зміни і доповнення до Положення можуть бути внесені керівником апарату суду за погодженням із головою суду.

2. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ

2.1  Дотримання загальних   правил  ведення судового  діловодства  в  суді та  порядку роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді  до  відправлення  або  передавання  в  архів, звернення до виконання судових рішень.

2.2. Здійснення роботи з документального забезпечення роботи суду.

2.3. Здійснення роботи щодо обліку документообігу суду.

2.4. Здійснення роботи з обліку звернень громадян та юридичних осіб.

2.5. Здійснення прийому громадян.

2.6. Забезпечення статистично-аналітичної роботи суду.

2.7. Забезпечення зберігання речових доказів.

2.8. Взаємодія з іншими структурними підрозділами суду з питань, що стосуються діяльності канцелярії.

3. ФУНКЦІЇ КАНЦЕЛЯРІЇ

3.1. Щоденне протягом робочого часу приймання, реєстрація та передавання під підпис судових справ і вхідної кореспонденції за призначенням  працівникам апарату суду відповідно до обов'язків та суддям.

3.2. Ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ.

3.3. Належне оформлення в автоматизованій системі документообігу суду вихідних документів суду, що підлягають надсиланню.

3.4. Ведення в електронному вигляді журналів вхідної та вихідної кореспонденції суду.

3.5. Забезпечення своєчасного надходження позовних заяв та іншої кореспонденції до суддів.

3.6. Забезпечення ведення контрольних журналів суддів.

3.7.Забезпечення внесення до обліково-статистичних карток інформації та оформлення обкладинок судових справ.

3.8. Облік та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.

3.9. Реєстрація та облік судових справ і матеріалів.

3.10. Реєстрація та облік звернень громадян.

3.11.Контроль за дотриманням порядку формуванням судових справ,                визначеного чинним законодавством.

3.12. Здійснення обліку  і  зберігання  виконаних документів.

3.13. Робота з позовними заявами, заявами наказного та окремого провадження у цивільних справах, залишеними без руху.

3.14. Робота з адміністративними позовами, залишеними без руху.

3.15. Робота з позовними заявами, заявами окремого провадження, у відкритті провадження у справі за якими позивачеві (заявникові) відмовлено.

3.16. Робота з адміністративними позовами, у відкритті провадження в адміністративній справі за якими позивачеві відмовлено.

         3.17. Приймання й облік апеляцій, апеляційних скарг, касаційних скарг та касаційних подань на судові рішення.

3.18. Направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій.

3.19. Своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання.

3.20. Ведення контрольних та зведених контрольних виконавчих проваджень.

3.21. Відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.

3.22. Приймання, облік і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах.

3.23. Належне здійснення прийому громадян працівниками канцелярії.

3.24. Ведення обліку та контроль за виконанням судових доручень, що

   надійшли з інших судів України та іноземних держав.

3.25. Дотримання порядку видачі для ознайомлення судових справ і копій документів.

3.26. Виготовлення та подання до відповідних інстанцій статистичної звітності суду.

3.27. Ведення контрольно-реєстраційних карток для належного контролю за виконанням контрольних доручень.

3.28.Здійснення передачі справ та інших документів в електронному вигляді за допомогою функції КП «ДЗС» «переміщення справи» для належного контролю щодо передачі судових справ, документів та інших листів, що надійшли до суду.

3.29. Ведення   архівної   справи,  підготовка  та передача до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки, забезпечення збереження архівних  справ.

3.30. Контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ до канцелярії суду, підготовка відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи.

3.31. Подання керівнику апарату суду пропозицій щодо складання номенклатури справ суду, їх узагальнення.

3.32. Участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.

3.33. Виконання доручень керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.

3.34. За дорученням керівника апарату розгляд звернень та підготовка проектів відповідей на них.

3.35. Проведення перевірки відповідності документів у судових справах опису справи.

3.36. За дорученням керівника апарату суду здійснення контролю за виконанням окремих розділів плану роботи суду.

3.37. Організація та здійснення підготовки статистичних таблиць, довідок, інформацій для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярій суду, на звернення інших відомств.

3.38. Вжиття заходів щодо забезпечення гласності даних судової статистики.

3.39. Організація  роботи  архіву  суду.

3.40. Забезпечення зберігання документів, які  надійшли до архіву суду.

3.41. Приймання на зберігання від відповідних працівників апарату суду судових документів,  що закінчені діловодством.

3.42. Згідно з чинними правилами шифрування справ.

3.43. Здійснення  контролю  за  систематизацією,  розміщенням та обліком  справ,  які  здані  до  архіву,  виконання  цієї  роботи.

3.44. Підготовка зведених описів справ постійного і тимчасового термінів зберігання, актів для передавання справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також участь у роботі з експертизи цінності архівних документів.

3.45. Приєднання до судових справ, які зберігаються в архіві суду, документів, що підтверджують виконання судових рішень.

3.46. Підготовка необхідних довідок на основі  відомостей, які є в документах архіву, ведення їх обліку.

3.47. Підготовка необхідних даних та складання відповідних звітів щодо роботи архіву.

3.48. Контроль за  додержання  правил  протипожежної  безпеки  в  приміщенні  архіву.

3.49. Своєчасна та належна доставка за призначенням судових справ, іншої судової документації.

3.50.Термінова доставка листів, запитів, судових повісток, відправлення телеграм та інших документів для забезпечення оперативного розгляду справ.

3.51. Розробка заходів, спрямованих на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.

4. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ КАНЦЕЛЯРІЇ

4.1. Канцелярія суду включає: канцелярію з цивільних  справ; канцелярію з кримінальних справ; канцелярію з адміністративних справ та зі  справ про адміністративні правопорушення;  архів суду. Канцелярію суду очолює старший секретар суду.

4.2. Старший секретар суду здійснює організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на канцелярію та визначені в цьому Положенні.

4.3.Старший секретар суду несе персональну відповідальність за виконання цих завдань.

4.4.Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.

4.5.Посадові обов'язки кожного співробітника канцелярії установлюються старшим секретарем суду  виходячи із завдань, визначених цим Положенням, та затверджуються керівником апарату суду.

4.6. Працівники канцелярії призначаються на посади і звільняються з посад керівником апарату суду.

4.7.У разі відсутності старшого секретаря або неможливості здійснення ними своїх повноважень їх обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату суду.

4.8.Старший секретар та інші працівники канцелярії свої функціональні обов'язки виконують під керівництвом керівника апарату суду.

5. ПРАВА КАНЦЕЛЯРІЇ

5.1 Канцелярія має право:

5.1.1.В межах компетенції канцелярії вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації.

5.1.2.Вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення найбільш важливіших питань організації роботи канцелярії на нарадах суду.

5.1.3.Вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо

покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.

5.1.4.Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію

для виконання своїх завдань та обов'язків.

5.2. Старший секретар суду також має право:

5.2.1.Вносити пропозиції керівнику апарату суду про переміщення працівників канцелярії, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладення дисциплінарних стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну.

6. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ КАНЦЕЛЯРІЇ

7.1.Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій, передбачених дійсним положенням, несе старший секретар суду.

7.2.На старшого секретаря суду покладається персональна відповідальність за:

7.2.1. Організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї завдань та функцій.

7.2.2. Організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями.

7.2.3. Збереженість прийнятих у роботу документів.

7.2.4. Дотримання співробітниками канцелярії трудової  дисципліни.

7.2.5. Забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії, і дотримання правил пожежної безпеки.

7.2.6. Розміщення і діяльність співробітників канцелярії.

7.3. Відповідальність співробітників канцелярії встановлюється їхніми посадовими інструкціями.